Dokumenty, kartki, teczki i segregatory to ten aspekt działalności gospodarczej, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Niejednokrotnie bywa, że dokument “potrzebny na już” ktoś źle opisze, przypadkiem włoży w nieodpowiednie miejsce i rodzi się ogromny problem, szczególnie, gdy firma istnieje kilkanaście lub kilkadziesiąt lat, a dokumentów w archiwum liczy się w tysiącach. Na szczęście żyjemy w dobie cyfryzacji, która przychodzi z pomocą i na takie bolączki – mowa tu o digitalizacji dokumentów. Czym jest digitalizacja dokumentów i co warto o niej wiedzieć?
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentacji to nic innego jak proces przetwarzania danych tradycyjnych, takich jak zdjęcia, książki, dokumenty, mapy itp. w ich cyfrowe odpowiedniki. Jest to proces, który rozpoczął się już w drugiej połowie XX wieku i zyskał miano cyfrowej rewolucji.
W odniesieniu do dokumentacji firmowej, digitalizacja opiera się głównie na skanowaniu dokumentów papierowych, jednak wbrew pozorom, skany nie są wcale efektem końcowym, a jedynie przygotowaniem pod finalny produkt. Kluczowym aspektem w tym procesie jest zamiana skanów na dokumenty, które można edytować. W tym celu stosuje się aplikacje OCR (Optical Character Recognition), które przekształcają skany w pliki tekstowe. Właściwe do tych celów oprogramowanie jest w stanie nie tylko odczytać tekst drukowany, ale także pismo odręczne, grafiki czy elementy z tabel.
Jakie są główne zalety digitalizacji dokumentów?
W rezygnacji z papierowych dokumentów w codziennej pracy, przedsiębiorstwa mogą znaleźć wiele plusów. My przedstawiamy, naszym zdaniem, 10 najważniejszych zalet płynących z zamiany tradycyjnych dokumentów na cyfrowe:
- Oszczędność miejsca. Konieczność przechowywania dokumentacji w postaci papierowej, wymusza wygospodarowania dla niej miejsca, co może wiązać się nawet z dodatkowymi kosztami najmu większej powierzchni biura. Dzięki digitalizacji można uniknąć tego problemu.
- Uproszczenie zarządzania dokumentacją i archiwizacją. W przypadku segregowania, powielania czy dodawania nowych dokumentów w wersji fizycznej może być kłopotliwe, szczególnie przy pokaźnych zbiorach papieru. Jeśli chodzi o digitalizację, to te problemy praktycznie są nieodczuwalne.
- Automatyzacja. Przy powtarzalnych i oczywistych czynnościach zamiast angażować pracowników, możemy zaangażować sztuczną inteligencję, która znacznie ułatwi zarządzanie dokumentacją.
- Oszczędność czasu. Cenny czas, który pracownicy poświęcali na przeglądanie dokumentów w postaci papierowej i szukanie odpowiednich kartek, dzięki digitalizacji mogą ten sam czas przeznaczyć na inne zadania, dzięki czemu wzrośnie efektywność biurowa.
- Większe bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do plików na serwerze posiadają tylko wybrane osoby, dzięki czemu zmniejszone jest prawdopodobieństwo na dostanie się dokumentacji firmy w niepowołane ręce. Bezpieczeństwo jest także zwiększone w przypadku ochrony danych osobowych pracowników i innych informacji wrażliwych.
- Ochrona dokumentów. Dokumentację fizyczną można łatwo zniszczyć lub stracić (na przykład na wskutek zalania czy pożaru), co w przypadku digitalizacji jest niemalże niemożliwe, gdyż nawet usunięty przypadkiem plik można przywrócić.
- Przyspieszenie załatwiania formalności. Nie od dziś wiadomo, że elektroniczny obieg dokumentów jest znacznie szybszy niż tradycyjny. Normą staje się podpisywanie dokumentów na odległość, na przykład poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny.
- Uproszczenie pracy zdalnej. Dzięki posiadaniu dokumentów w formie cyfrowej, nad jednym dokumentem na raz może pracować wiele osób z różnych miejsc, co może przełożyć się na szybsze ukończenie pracy, a co za tym idzie, na większe zadowolone klienta.
- Zmniejszenie kosztów prowadzenia biura. W XXI roku praktycznie wszystkie dokumenty tworzone są na komputerze, a następnie drukowane. Dzięki zdigitalizowaniu dokumentów firmowych, w skali roku można sporo zaoszczędzić na tonerach, tuszach, papierze, czy konserwacji drukarek i skanerów.
- Działanie proekologiczne. Nawet częściowa rezygnacja z druku papierowego ma duże znaczenie dla ochrony środowiska: obniżone jest zużycie wody, emisja gazów cieplarnianych oraz uwalnianie się do środowiska toksycznych substancji.
W jaki sposób zdigitalizować dokumenty firmy?
Początkujące przedsiębiorstwa, które na swoim koncie mają zaledwie kilkanaście lub kilkadziesiąt dokumentów, mogą spokojnie zrobić to we własnym zakresie, używając jedynie skanera i komputera. Sytuacja robi się bardziej skomplikowana, jeśli digitalizacji należy poddać setki czy tysiące dokumentów, a tym bardziej jeśli posiadają zróżnicowane czcionki czy gramatury papieru. Wówczas dużym wyzwaniem będzie uporządkowanie skanów oraz przekształcenie ich do postaci edytowalnej. Dodatkowo gotowe pliki należy osadzić w archiwum o odpowiedniej strukturze, umożliwiającej łatwy dostęp do danych, jednocześnie nie zapominając o zapewnieniu bezpieczeństwa dokumentom na każdym z tych etapów. Trzeba również opracować plan całej digitalizacji, wdrożyć odpowiednie oprogramowanie, zastosować zabezpieczenia w postaci kart dostępów lub tokenów oraz koordynować całą operacją. Cały proces jest dość pracochłonny, więc można do niego wynająć również specjalistyczną firmę, która zajmie się całym procesem od A do Z.
Digitalizacja dokumentacji technicznej
Dokumentacja techniczna stanowi specyficzny typ dokumentacji. Plany budowy, dokumentacja urządzeń musi być aktualna, a potrzeba zamian i modyfikacji w samych urządzeniach powinna znaleźć swoje odzwiercedlenie w dokumentach. Praca na nieakutalnej i niekompletnej dokumentacji może i czesto prowadzi do strat finansowych (przestoje) lub wypadków.
Dlatego firma Atutor Integracja Cyfrowa specjalizuje się w zarządzaniu dokumentacja techniczną obiektów przemysłowych. Naszym celem jest dostarczanie Państwu rozwiązań, które sprawią, że zakład fukcjownować będzie sprawniej, a rozwiązania programistyczne wspierać będą codzienną pracę.
