Co to jest oprogramowanie EDMS?
Oprogramowanie EDMS lub oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami pomaga organizacjom centralizować, przechowywać, wyszukiwać i uzyskiwać dostęp do dokumentacji z różnych systemów i lokalizacji, zwiększając w ten sposób produktywność, redukując błędy wynikające z nieprawidłowych wersji dokumentów i ostatecznie pomagając firmom zaoszczędzić pieniądze.
Wiele firm uważa, że ich EDMS jest jednym z najpotężniejszych narzędzi w ich kolekcji oprogramowania, ponieważ pomaga im w złożonym zarządzaniu dokumentami, optymalizacji operacji zakładu, poprawie wglądu operacyjnego, osiągnięciu i utrzymaniu rządowych przepisów i standardów dotyczących zgodności oraz usprawnieniu przepływów pracy w działach w celu zwiększenia wydajność. Może również pomóc organizacjom przezwyciężyć najpilniejsze codzienne problemy, w tym:
Trudność w zapewnieniu zgodności z procedurami i wymaganiami kontrolnymi.
Trudności w numeracji, sortowaniu, archiwizowaniu i przechowywaniu ważnych dokumentów elektronicznych i papierowych – słaba kontrola wersji dokumentów.
Niespójna współpraca i izolacja informacji między działami.
Niski dostęp do danych, który może zmaksymalizować produktywność personelu i wspierać bezpieczeństwo personelu.
Skomplikowane zarządzanie zleceniami pracy i błędy przy wprowadzaniu danych.
Obawy dotyczące bezpieczeństwa danych i odzyskiwania po awarii.
Kluczem do sukcesu jest znalezienie odpowiedniego oprogramowania EDMS, które będzie odpowiadać Twoim unikalnym potrzebom biznesowym.
Podstawowe funkcje oprogramowania EDMS:
Solidne, wszechstronne oprogramowanie EDMS ma kilka podstawowych funkcji. Najbardziej centralnie umożliwia przechowywanie krytycznej dokumentacji scentralizowanej, dokładnej i łatwo dostępnej. Może to usprawnić procesy ręczne i zastąpić długopis i papier, co ostatecznie może zwiększyć produktywność pracowników, czas pracy zasobów i zwrot z inwestycji w zakładach i działach.
Dodatkowo solidne oprogramowanie EDMS może pomóc użytkownikom:
Analizuj dane w celu uzyskania praktycznych informacji
Zautomatyzuj procesy zleceń pracy
Pomóż użytkownikom automatycznie importować i weryfikować dane
Skutecznie przenoś dokumenty przez różne etapy ich przepływu pracy
Ułatw przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów
Integracja z innymi systemami o krytycznym znaczeniu dla firmy w celu uzyskania wszechstronnych informacji.
Przeczytaj więcej na stronie Accruenta
EDMS Software | Electronic Document Management System Software (accruent.com)
Zobacz także:
- Dokumentacja techniczna dla branży wydobywczej
- Dokumentacja techniczna dla branży chemicznej
- Dokumentacja techniczna dla branży energetycznej
Przeczytaj także:
Technologia BIM – czy warto się nią zainteresować?
